De voordelen van mobiele devices voor zorginstellingen zijn legio. Zo kan ambulancepersoneel met smartphones en tablets bijvoorbeeld op weg naar een melding de benodigde kennis bijspijkeren. En wanneer een patiënt medicijnen toegediend krijgt, kan dat met één druk op een knop doorgegeven worden aan het ziekenhuis, zodat artsen en verplegers al weten waar ze aan toe zijn voordat de patiënt überhaupt wordt binnengebracht.

Niet zo gek dus dat steeds meer partijen in de zorg digitaal gaan. Voor hun IT-managers zorgt zo’n overstap echter voor behoorlijk wat uitdagingen. Een hele organisatie voorzien van computers, smartphones en tablets is op zijn zachtst gezegd een flinke klus. Helemaal wanneer al die apparaten ook nog eens op dezelfde manier geconfigureerd moeten zijn, de juiste software moeten bevatten én moeten voldoen aan de bij de organisatie geldende veiligheidseisen.

Van dagen naar uren

Apparaten klaar maken voor gebruik betekent apparaat uitpakken, opstarten, software installeren, configureren, eventueel nog wat updates runnen en weer netjes inpakken. En dat honderden keren achter elkaar. Voor IT-managers en hun afdeling is zo’n migratie een dagtaak an sich. Maar als het aan Apple ligt hoeft dat niet zo te zijn. Het grootste techbedrijf ter wereld bedacht het Device Enrollment Program (DEP), een tool waarmee de installatie en configuratie van nieuwe apparaten volledig wordt geautomatiseerd. Daardoor kan deze door zorgmedewerkers zelf worden uitgevoerd.

Die tool werkt als volgt: voorafgaand aan de installatie definieert de IT-afdeling eenmalig hoe ieder apparaat ingericht moet worden, welke software er nodig is en hoe alle accounts en veiligheidsinstellingen moeten worden ingesteld. De leverancier voegt vervolgens automatisch de serienummers van de geleverde apparaten toe aan de DEP-portal van de klant. DEP doet de rest. Zodra een nieuw apparaat wordt aangezet begint de op maat gemaakte installatie gelijk te lopen na het instellen van de wifi. Het resultaat: de gebruiker kan bijna direct met zijn apparaat aan de slag. Doos openen, apparaat eruit halen en beginnen maar. Zonder dat de IT-afdeling er omkijken naar heeft.

“Apple DEP bracht bij ons de installatietijd per iPad terug van één uur naar tien minuten”, weet Wouter Oosterhoff. Hij is coördinator ICT & Telefonie bij Zorgbalans, een grote ouderenorganisatie in de regio Kennemerland die mensen met een zorgbehoefte helpt zo lang mogelijk zelfstandig te blijven wonen. Eerder dit jaar besloot die organisatie zijn werkwijze te veranderen. Gedaan was het met informatie en overdrachten uitwisselen met post-its en briefjes. Zorgmedewerkers dragen sinds mei 2016 een iPad met zich mee, waarop ze alles bijhouden wat collega’s over cliënten moeten weten. In realtime, direct opvraagbaar en conform de strikte beveiliging van persoonsgegevens.

Enorme efficiëntie-slag

De overstap van vol gekliederde papiertjes naar de iPad levert Zorgbalans, dat 2700 medewerkers telt, een enorme efficiëntie-slag op. Verzorgend personeel is nu veel minder tijd kwijt aan administratie en taakoverdrachten. Daardoor hebben werknemers meer tijd over voor dat waar ze voor ingehuurd worden: het verlenen van zorg.

Ook de IT-afdeling van Zorgbalans werkt dankzij DEP efficiënter dan ooit. “Als je 300 devices wil uitrollen maakt het nogal verschil of je per device een uur nodig hebt voor de installatie of slechts tien minuten”, aldus Oosterhoff. “Die tien minuten gebruiken we nu om alvast het wifi-netwerk te installeren en een hoesje om het device heen te doen.” Uiteindelijk moet de IT-afdeling van Zorgbalans helemaal niets meer met installaties te maken hebben. “We willen de eindgebruiker de iPads gaan toesturen met een kleine handleiding erbij, zodat wij tijd overhouden voor strategische projecten.”

Alles onder controle

Niet alleen de installatie van de nieuwe devices van Zorgbalans wordt gestroomlijnd dankzij DEP, dat werkt op iPads, iPhones en Macs. Met hetzelfde gemak houdt de ‘supervisie-modus’ van Apple’s Device Enrollment Program de gebruikte apparaten binnen het gestelde veiligheidsbeleid. Software die ongewenst is kan bijvoorbeeld op een blacklist gezet worden zodat deze niet te installeren valt. Ook handig: supervisie blokkeer desgewenst websites die niet bezocht mogen worden. Dat zorgt ervoor dat de iPads van Zorgbalans alleen gebruikt kunnen worden waar ze voor bedoeld zijn en dat de balans tussen functionaliteit, veiligheid en privacy van patiënt en medewerker optimaal is.

Met DEP houden zorgorganisaties dus controle over hun mobiele devices, terwijl alle apparaten precies zo worden geïnstalleerd als de organisatie wil. Ook de laatste configuratie, de stappen die gebruikers vaak zelf moeten doorlopen, neemt DEP uit handen. Dankzij een koppeling met Mobile Device Management-oplossingen (MDM) verlopen die stappen zoveel mogelijk automatisch. Zo zijn de iPads – die met iOS van nature al beschikken over een extreem goed beveiligd besturingsysteem – vanaf het eerste gebruik helemaal perfect ingesteld en kunnen gebruikers meteen aan de slag. Oosterhoff: “DEP is betrouwbaar, snel én gratis. Ik zou niet anders meer willen.”

Meer lezen over Apple DEP?

Apple DEP Whitepaper

DEP maakt de uitrol en het beheer van mobiele Apple-apparaten makkelijker en veiliger. Eenmaal in handen van de gebruiker zoekt het apparaat automatisch contact met de MDM-server.

Download